Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 18/2016

1. Toiminta-avustusten aikatualu

Toiminta-avustuksen käsitellään hallituksen kokouksessa viikolla 18.

Toiminta-avustukset julkiastaan osoitteessa /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2016/ 9.5. ja ne menevät maksuun viikolla 19 niille yhdistyksille, joilla on kaikki edelletykset maksuun täytettynä.

2. AYY:n tilojen varaukset syksylle 2016 eli tilakähmyt

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat AYY:n sisäisten ryhmien osalta jälleen auki. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

 Kähmittävä ajanjakso on ma 15.8.2016 – su 8.1.2017.

 Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–3.5. Täyttöaika päättyy ti 3.5.2016 klo 23.59.
2. Erityisasemayhdistykset 4.5.–11.5. Täyttöaika alkaa ke 4.5. klo 12.00 ja päättyy ke 11.5.2016 klo 15.00. Kähmyt ke 11.5. klo 16.00 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
3. Muut ylioppilaskunnan yhdsitysrekisterin 1. luettelon yhdistykset 12.5.–20.5. Täyttöaika alkaa to 12.5. klo 8.00 ja päättyy pe 20.5.2016 klo 15.00. Kähmyt pe 20.5.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa A1.

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Huomioitavaa varauksia tehtäessä:

1. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
2. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisäänkirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
3. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
4. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
5. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
6. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
7. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
   21. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 18-21. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
   22. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
8. Jämeräntaival 3-5-7 kiinteistöissä alkaa peruskorjaus arviolta vuodenvaihteessa. Koska tarkkaa alkamisajankohtaa tai peruskorjauksen aloittavaa kiinteistöä ei vielä tilakähmyjä tehtäessä tiedetä, AYY pidättää itsellään oikeuden peruuttaa peruskorjaukseen menevässä kiinteistössä sijaitsevien tilojen varaukset tarvittaessa. Ilmoitamme asiasta käyttäjille.
9. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

3. Aalto Wellbeing Week

AYY ja Aalto-yliopisto järjestävät syksyllä viikolla 40 (3.10.-7.10.2016) hyvinvointiviikon kaikille aaltolaisille. Ohjelmaa on luvassa muun muassa hyvinvointiin liittyvien luentojen, Unisportin jumppien ja erilaisten työpajojen muodossa. Haluaisiko yhdistyksenne olla mukana viikon ohjelmassa esimerkiksi lajikokeilun tai jonkun muun aktiviteetin kautta? Mikäli kiinnostusta löytyy lähetä sähköpostia osoitteeseen olli-pekka.pajala@ayy.fi.

4. Tulkaa yhdistyksenne kanssa mukaan kehitysyhteistöviikolle!

AYY järjestää 10.10.2016­–16.10.2016 kehitysyhteistyöviikon, jonka tarkoituksena on lisätä tietoa globaaleista kysymyksistä ja kehitysyhteistyöstä osana aaltolaisen uraa ja elämää. Yhdistyksiä toivotaan mukaan kehy-viikolle järjestämään tapahtumia: esimerkiksi keskustelutilaisuuksia, leffailtoja tai työpajoja. Osallistumisesta voidaan maksaa palkkio ainakin kattamaan tapahtuman kustannukset.

Jos olette kiinnostuneita, ottakaa yhteyttä osoitteeseen saana.rossi@ayy.fi!

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).